Charte de Confidentialité

Date d’entrée en vigueur : avril 2018

La présente Charte de Confidentialité s'applique à www.virginiansuites.com, géré et opéré par l'établissement The Virginian Suites, an Ascend Collection Hotel. Elle décrit la façon dont nous recueillons et utilisons les informations, y compris les données personnelles, que vous fournissez sur notre site Internet : www.virginiansuites.com. Elle mentionne également les choix qui se présentent à vous concernant notre utilisation de vos données personnelles ainsi que l'accès et la mise à jour de ces données.

Collecte des données

Le type de données personnelles que nous recueillons comprennent :

  • Vos prénom et nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse postale ;
  • Vos coordonnées de carte de crédit (type et numéro de carte, nom du titulaire, date d'expiration et code de sécurité) ;
  • Vos informations de séjour, y compris les dates d'arrivée et de départ, les demandes spéciales, les remarques sur vos préférences (préférences d'hébergement, d'équipements ou autre) ;
  • Des informations sur vos préférences marketing ou vos réponses aux sondages, concours et offres promotionnelles (dans le cas où vous y répondez) ;

Vous pouvez toujours choisir les données personnelles que vous souhaitez ou non partager avec nous. Si vous choisissez de ne pas partager certains détails, certaines de vos transactions avec nous pourraient être impactées.

Données automatiquement collectées

Lorsque vous utilisez notre site Internet, nous recueillons également des informations automatiquement, dont certaines peuvent être des données personnelles. Cela peut comprendre des données telles que les paramètres de langue de l'appareil, l'adresse IP, la situation géographique, le système d'exploitation de l'appareil, les informations de connexion, le temps d'utilisation, l'URL demandée, le rapport de statut, l'agent utilisateur (informations sur la version du navigateur), le système d'exploitation, le résultat (personne qui consulte ou réserve), l'historique de navigation, l'identifiant Booking de l'utilisateur et le type de données consultées. Nous pouvons aussi recueillir automatiquement des données via les cookies. Cliquez ici pour en savoir plus sur notre utilisation de cookies.

Utilisations

Nous utilisons vos données personnelles aux fins suivantes :

  • A. Réservations : nous utilisons vos données personnelles pour terminer et gérer votre réservation en ligne.
  • B. Service Clients : nous utilisons vos données personnelles pour vous fournir l'assistance clients nécessaire.
  • C. Commentaires clients : nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous inviter par e-mail à rédiger un commentaire après votre séjour. Cela peut permettre aux autres voyageurs de choisir l'hébergement idéal. Si vous envoyez un commentaire client, celui-ci pourra être publié sur notre site Internet.
  • D. Activités marketing : nous utilisons vos données personnelles à des fins marketing, tel que la loi le permet, comme par exemple les newsletters commerciales et les communications marketing sur les nouveaux produits et services, ou sur d'autres offres qui pourraient, selon nous, vous intéresser. Nous ajoutons un lien pour vous désabonner, que vous pouvez utiliser si vous ne souhaitez plus recevoir de messages de notre part.
  • E. Autres communications : nous pouvons également vous contacter par e-mail, par courrier, par téléphone ou par SMS, en fonction des coordonnées de contact que vous nous avez indiquées. Voici les raisons pour lesquelles nous pourrions vous contacter :
    • a. Il est possible que nous devions vous contacter par rapport aux demandes que vous avez effectuées.
      b. Si vous n'êtes pas allé au bout d'une réservation en ligne, il est possible que nous vous envoyions un rappel pour continuer le processus. Nous estimons que ce service supplémentaire vous est utile car il permet de poursuivre une réservation sans avoir à rechercher l'hébergement concerné ni à remplir de nouveau tous les champs requis.
      c. Lorsque vous utilisez nos services, nous pouvons vous envoyer un questionnaire ou vous inviter à laisser un commentaire sur votre expérience via notre site Internet. Nous estimons que ce service supplémentaire vous, et nous, est utile car il permet d'apporter des améliorations à notre service en fonction de vos commentaires.
  • F. Analyse, amélioration et recherche : nous utilisons des données personnelles à des fins d'analyse et de recherche, et pouvons faire appel à des tiers pour effectuer ces études en notre nom. Nous pouvons également partager ou transmettre les résultats de ces recherches, y compris à des tiers, de façon anonyme et sous un format abrégé. Nous utilisons vos données personnelles à des fins d'analyse dans le but d'améliorer nos services, de fournir une meilleure expérience client et d'augmenter la fonctionnalité et la qualité de nos services de voyage en ligne.
  • G. Sécurité, détection et prévention des fraudes : nous utilisons ces informations, qui peuvent inclure des données personnelles, dans le cadre de la prévention des fraudes ou d'autres activités illégales ou indésirables. Nous utilisons également ces informations pour détecter les fraudes. Nous pouvons utiliser des informations personnelles dans une optique d'évaluation des risques et pour des raisons de sécurité, y compris pour identifier des utilisateurs. À cette fin, il est possible que des données personnelles soient transmises à des tiers tels que des autorités judiciaires, tel que la loi le permet, et des conseillers externes.
  • H. Motifs juridiques : dans certains cas, nous devons utiliser vos données personnelles pour traiter et résoudre des litiges et réclamations juridiques, pour des enquêtes et le respect législatifs, ou pour faire appliquer les accords ou pour exécuter une demande légale émanant de l'application de la loi telle qu'elle le prévoit.
  • Si nous utilisons des moyens automatisés pour traiter des données personnelles qui ont des conséquences juridiques ou vous affectent significativement, nous implémenterons des mesures appropriées pour protéger vos droits et libertés, y compris le droit d'obtenir une intervention humaine.

Cadres juridiques

  • Compte tenu des points A et B, nous dépendons de l'exécution d'un contrat : l'utilisation de vos données peut être nécessaire pour exécuter le contrat signé avec nous. Par exemple, si vous utilisez nos services pour effectuer des réservations en ligne, nous utiliserons vos données pour nous acquitter de l'obligation de terminer et de gérer la réservation dudit contrat que vous avez avec nous.
  • Compte tenu des points C à H, nous dépendons de ses intérêts légitimes : nous utilisons vos données personnelles pour nos intérêts légitimes, comme pour vous fournir le meilleur contenu possible pour le site Internet, les e-mails et les newsletters, pour améliorer et promouvoir nos produits et nos services, ou encore pour des motifs administratifs, juridiques et de détection de fraudes. En utilisant les données personnelles pour servir nos intérêts légitimes, nous prendrons toujours en compte vos droits et intérêts dans la protection de vos données contre nos droits et intérêts.
  • Concernant la raison mentionnée au point H, nous dépendons également, le cas échéant, de notre obligation de nous conformer aux lois en vigueur.
  • Lorsque la loi en vigueur l'exige, nous vous demanderons votre accord avant de traiter vos données personnelles à des fins de marketing direct.

Si besoin et conformément à la loi en vigueur, nous vous demanderons votre accord. Vous pouvez renoncer à votre accord à tout moment en nous contactant à l'une des adresses indiquées à la fin de la présente charte de confidentialité.

Si vous souhaitez vous opposer aux utilisations indiquées dans les points C à F et qu'aucun mécanisme de désactivation n'est disponible directement pour que vous le fassiez (dans les paramètres du compte par exemple), veuillez contacter l'établissement [email protected] le cas échéant.

Partage des données

  • Booking.com : nous nous sommes associés à Booking.com B.V., siégeant au Herengracht 597, 1017 CE Amsterdam, Pays-Bas (www.booking.com) (ci-après Booking.com) pour vous proposer nos services de réservation en ligne. Bien que nous fournissions le contenu pour ce site Internet et que vous réserviez directement avec nous, les réservations sont traitées par Booking.com. Les informations que vous indiquez sur ce site Internet seront donc partagées avec Booking.com et ses affiliés. Cela inclut vos informations personnelles comme votre nom, vos coordonnées, vos informations de paiement, le nom des personnes voyageant avec vous et les préférences que vous avez mentionnées lors de vos réservations.
    Pour en savoir plus sur les entreprises du groupe Booking.com, rendez-vous sur À propos de Booking.com.

Booking.com vous enverra un e-mail de confirmation ainsi qu'un e-mail avant votre arrivée à l'établissement pour vous donner plus d'informations sur votre hébergement et les alentours. Booking.com fournit également un Service Clients dans plus de 20 langues depuis nos bureaux locaux, pour vous assister 24h/24 et 7j/7. Vos données sont partagées avec les équipes internationales du Service Clients de Booking.com afin de vous aider lorsque vous avez besoin d'assistance. Booking.com peut utiliser vos données personnelles pour des raisons techniques, analytiques ou de marketing telles que décrites dans la Charte de confidentialité de Booking.com. Cela implique également que vos informations pourraient être partagées et analysées par d'autres membres de Booking Holdings Inc. afin de vous fournir des offres de voyage personnalisées ou susceptibles de vous intéresser. Si exigé par les lois en vigueur, Booking.com vous demandera d'abord votre accord. Si vos données sont transférées dans un pays hors de 'Espace économique européen, Booking.com mettra en place des dispositions contractuelles pour s'assurer que vos données personnelles sont toujours protégées selon les standards européen. Si vous avez des questions sur le traitement de vos données personnelles par Booking.com, veuillez envoyer un e-mail à [email protected].

  • BookingSuite : vos données personnelles sont susceptibles d'être partagées avec BookingSuite B.V., la société gérant le site suite.booking.com située au Herengracht 597, 1017 CE Amsterdam, Pays-Bas.
  • Prestataires de services tiers : nous faisons appel à des prestataires de services pour traiter vos données personnelles strictement dans votre intérêt. Tel que stipulé dans la présente charte de confidentialité, ce traitement serait effectué afin de faciliter le paiement des réservations, d'envoyer du matériel promotionnel ou à des fins d'assistance analytique. Ces prestataires de services sont liés par des clauses de confidentialité et s'interdisent d'utiliser vos données personnelles pour leurs propres fins ni aucune autre fin.
  • Autorités compétentes : nous transmettons les données personnelles aux autorités chargées de l'application de la loi et à d'autres instances gouvernementales, dans la mesure où la loi l'exige ou que cela est strictement nécessaire pour la prévention, la détection ou la poursuite d'actes criminels ou de fraudes.

Transferts des données à l'étranger

La transmission des données personnelles telles que décrites dans la présente charte de confidentialité peut inclure les transferts à l'étranger de vos données personnelles dans des pays dont les lois sur la protection des données ne sont pas aussi complètes que celles des pays de l'Union européenne. Lorsque cela est exigé par la loi européenne, nous devons uniquement transférer les données personnelles à des destinataires qui proposent un niveau de protection des données suffisant. Dans de telles circonstances, nous établissons des dispositions contractuelles pour nous assurer que vos données personnelles sont toujours protégées conformément aux critères européens. Vous pouvez demander à consulter une copie de ces articles en utilisant les informations de contact ci-dessous.

Protection des données

BookingSuite respecte des procédures raisonnables pour empêcher tout accès non autorisé et tout usage abusif de vos informations, y compris de vos données personnelles. Afin d'assurer la protection et la confidentialité des informations, y compris des données personnelles, qui nous sont communiquées, nous utilisons des procédures et des systèmes professionnels adéquats. Nous appliquons également des procédures de sécurité ainsi que des restrictions techniques et physiques pour limiter l'utilisation et l'accès à vos données personnelles présentes sur nos serveurs. Seul le personnel habilité est autorisé, dans le cadre de son travail, à accéder à vos données personnelles.

Conservation des données

Nous conserverons vos informations, qui pourraient inclure vos données personnelles, aussi longtemps que nous les considérons nécessaires pour vous proposer nos services, respecter la législation en vigueur, résoudre des litiges juridiques avec des tiers et exercer notre activité y compris détecter et prévenir des fraudes ou toutes autres activités illégales. Toutes les données personnelles que nous conservons sont soumises à la présente charte de confidentialité. Si vous avez une question concernant une période de conservation spécifique pour certains types de données personnelles que nous traitons à votre sujet, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de contact indiquées ci-dessous.

Vos choix et vos droits

Nous souhaitons que vous gardiez le contrôle concernant l'utilisation de vos données personnelles que nous utilisons. Vous pouvez le faire de l'une des façons suivantes :

  • Vous pouvez nous demander une copie des informations personnelles que nous possédons à votre sujet ;
  • vous pouvez nous informer de tous les changements relatifs à vos données personnelles, ou nous demander de modifier toute donnée personnelle que nous possédons à votre sujet ;
  • dans certaines situations, vous pouvez nous demander d'effacer, de bloquer ou de limiter le traitement des données personnelles que nous possédons à votre sujet, ou de vous opposer à des façons particulières dont nous utilisons vos données personnelles ; et
  • dans certaines situations, vous pouvez également nous demander d'envoyer à un tiers les données personnelles que vous nous avez transmises.

Lorsque nous utilisons vos données personnelles suite à votre accord, vous avez le droit, à tout moment, de retirer cet accord selon les lois en vigueur. De plus, lors du traitement de vos données personnelles dans un intérêt légitime ou dans l'intérêt public, vous pouvez refuser à tout moment que nous utilisions vos données personnelles sous réserve des lois applicables.

Nous comptons sur vous pour vous assurer que vos données personnelles sont complètes, exactes et à jour. Veuillez nous informer immédiatement de tout changement ou de toute inexactitude de vos données personnelles à ces coordonnées : [email protected] . Nous traiterons votre demande conformément à la loi en vigueur.

Questions et réclamations

Si vous avez des questions quant au traitement de vos données personnelles, ou si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre de cette charte, vous pouvez nous contacter à ces coordonnées : [email protected] . Vous pouvez également envoyer toute question ou réclamation à l'autorité locale compétente en matière de protection des données.

Modifications apportées à la charte de confidentialité

De même que notre activité évolue constamment, la présente charte de confidentialité peut changer de temps à autre. Si vous souhaitez voir les modifications régulières apportées à la présente charte de confidentialité, nous vous invitons à consulter ladite charte de confidentialité. Si nous effectuons des changements matériels ou des changements qui auront un impact sur vous (par ex. lorsque nous commençons le traitement de vos données personnelles à des fins autres que celles stipulées ci-dessus), nous vous contacterons au préalable.