プライバシーポリシー

2018年4月発効

本プライバシーポリシーは、The Virginian Suites, Ascend Hotel Collectionが所有し、運営するウェブサイト「www.virginiansuites.com」に適用されます。本プライバシーポリシーは、ユーザーが「www.virginiansuites.com」で提供する個人情報を当施設がどのように収集および使用するか、および当施設の個人情報の取り扱いに関連するユーザーの権利、ユーザーが個人情報にアクセスし、変更する方法などについて説明します。

個人情報の収集について

当施設では以下のような個人情報を収集します。

  • ユーザーの氏名、メールアドレス、電話番号、住所。
  • クレジットカード情報（カードタイプ、カード番号、名義人の氏名、有効期限、セキュリティコード）。
  • ユーザーの予約情報（チェックイン日、チェックアウト日、特別リクエストの内容、お部屋や施設・サービスに対するこだわり条件や好み）。
  • ユーザーのマーケティングに関する好み、またはアンケート、コンテスト、キャンペーンに参加した際に提供するユーザーの情報。

ユーザーは必ず、当施設に提供する個人情報を選択することができます。ただし、ユーザーが特定の個人情報を提供しないことを選択した場合、当施設との取引の一部において影響を受ける可能性があります。

自動的に収集する情報について

ユーザーが当施設のウェブサイトを使用する際、言語設定やIPアドレス、位置情報、デバイス設定、デバイスのOS、ログ情報、使用時間、アクセスしたURL、ステータスレポート、ユーザーエージェント（ブラウザのバージョン情報）、オペレーティングシステム、検索結果（閲覧者または予約者）、閲覧履歴、ユーザーのID、閲覧した情報の種類など、一部個人情報を含む情報を自動的に収集します。また、Cookieを通して情報を自動的に収集する場合もあります。Cookieの使用についてはこちらをご覧ください。

個人情報の使用目的について

当施設は以下の目的で個人情報を使用します。

  • A）予約：ユーザーが行ったオンライン予約の完了と管理に個人情報を使用します。
  • B）カスタマーサービス：カスタマーサービスを提供するため、個人情報を使用します。
  • C）ゲストのクチコミ：ユーザーの滞在後に、個人情報を使用してクチコミを依頼するメールを送信します。クチコミは、自分に合った宿泊施設を探している他の旅行者の参考になります。投稿されたクチコミは当施設のウェブサイトに掲載されます。
  • D）マーケティング活動：法律によって許容される範囲において、個人情報をマーケティング活動に使用します。新商品やサービス、特別オファーに関するメルマガやマーケティング・コミュニケーションなどの特定のダイレクトマーケティングでは、ユーザーが連絡を希望しない場合、メルマガを配信停止できるリンクがメールに含まれています。
  • E）その他の連絡：以下のような状況においては、ユーザーが提供した個人情報を元に、メール、手紙、電話、テキストメッセージ等で連絡を行う場合があります。
    • a）ユーザーが行った予約を返答、管理する必要がある場合。
      b）オンライン登録手続きを完了していないユーザーに対し、当施設から手続き再開を促すメールを送信する場合。（これは、宿泊施設を再検索せずに予約を継続できたり、予約手続きを最初からやり直す必要がなくなるため、有益な追加サービスであると考えています）
      c）ユーザーが当施設のサービスを利用した際にウェブサイトに関するアンケートやクチコミをお願いする場合。（これはユーザーのご意見をもとに改善を行うため、双方にとって有益な追加サービスであると考えています）。
  • F）分析、改善、および研究：当施設は、研究および分析目的で、個人情報を使用します。またこれらの業務を第三者に委託する場合があります。当施設は、かかる研究の結果を匿名の集約データとして第三者および関連会社に共有または開示する場合があります。個人情報は、当施設のサービス、ユーザー・エクスペリエンス、オンライン旅行サービスの機能と品質の向上のための分析目的でのみ使用します。
  • G）詐欺行為の検出および防止：当施設は、詐欺行為またはその他の不正・迷惑行為の防止を目的として、個人情報を使用します。また、詐欺行為の調査および検出の目的で個人情報を使用する場合があります。同様に、ユーザーおよび予約の認証を含む、リスク評価とセキュリティの目的で個人情報を使用することがあります。これらの目的において、個人情報は司法当局や外部相談役などの第三者に共有される場合があります。
  • H）法律と法令順守：法的紛争の解決や苦情の対応、規制調査、法令順守、契約の施行、司法当局からの合法的要求に準拠する場合などの特定の状況において、当施設がユーザーの個人情報を使用する場合があります。
  • 当施設が個人情報の取得に自動化手段を選択し、それが法的またはなんらかの形でユーザーに重要な影響を及ぼす場合、人間の介入を含む適切な方法でユーザーの権利と自由を守ります。

法的根拠

  • 契約の履行（前述AおよびB）：当施設は、ユーザーとの契約を履行する上で、ユーザーの個人情報を使用する必要がある場合があります。たとえば、ユーザーが当施設サービスを使用してオンライン予約を行った場合、当施設とユーザーの契約にもとづいて当該予約を完了し、管理する義務を履行するためにユーザーの個人情報を使用します。
  • 正当な利益（前述CからH）：ウェブサイト、メール、およびメールマガジンについて最適なコンテンツをユーザーに提供するため、当施設のプロダクトやサービスおよび当施設のウェブサイトのコンテンツを改善し宣伝するため、また管理目的、詐欺の検出、法的目的などの当施設の正当な利益のために、ユーザーの個人情報を使用する場合があります。正当な利益のために個人情報を使用する場合、必ず、個人情報の保護において、ユーザーと当施設の権利と利益のバランスを維持します。
  • 前述Hの該当する部分に対し、適用される法律を遵守する義務があります。
  • ダイレクトマーケティングに個人情報を使用する場合、適用される法律に基づき、ユーザーの同意を得ます。

適用される法律に従い、ユーザーの同意を求めます。ユーザーは、本プライバシーポリシーの下部に記された連絡先に問い合わせることで、いつでも同意を撤回できます。

前述CからFに対して異議があり、アカウントの設定などにより、適用される法律の範囲から直接拒否できない場合、 [email protected] までお問い合わせください。

情報の共有について

  • Booking.com：当施設はオンライン予約サービスの提供で、Booking.com BV（www.booking.com。所在地：Herengracht 597, 1017 CE Amsterdam, The Netherlands。以下、「Booking.com」という。）と提携しています。当施設は、本ウェブサイトに掲載されているコンテンツの提供、およびユーザーからの予約受け付けを行いますが、予約の処理はBooking.comを通して行われます。このため本サイトに入力する情報はBooking.comとも共有されます。この情報には、氏名、連絡先、支払い情報、同行者の氏名、宿泊予約に関する希望などの個人情報が含まれる場合があります。
    Booking.comの関連会社については、Booking.comについてをご覧ください。

Booking.comは、予約確認メール、到着前の確認メール、宿泊施設やその周辺情報に関するお知らせメールなどを送信します。またBooking.comは世界各地のオフィスにて、24時間年中無休のカスタマーサービスを20以上の言語で提供しています。お客様の個人情報をBooking.comのカスタマーサービスと共有することで、必要なときにすぐお客様をサポートすることができます。また、Booking.comは、個人情報を技術、分析、およびマーケティングなどのために、使用する場合があります（使用目的の詳細はBooking.comプライバシーポリシーに規定）。個人情報は、お客様が関心があると思われる旅行関連のセール情報やカスタマイズされたサービスの提供を目的とした分析のために、Booking Holdings Inc.関連企業に共有される場合があります。適用される法律がある場合、Booking.comはまず、お客様に個人情報共有の同意を求めます。個人情報が欧州経済領域外の国へ転送される場合、Booking.comは契約上の取り決めを行い、個人情報が欧州の法律と同等に保護されるようにします。Booking.comによる個人情報処理について、ご不明な点がある場合は[email protected]までお問い合わせください。

  • BookingSuite：お客様の個人データは、本ウェブサイトおよびウェブサイトsuite.booking.comを運営するBookingSuite B.V.（所在地：Herengracht 597, 1017 CE Amsterdam, the Netherlands）と共有される場合があります。
  • 第三者のサービスプロバイダー： 個人情報を処理する目的にのみ、サービスプロバイダーを使用する場合があります。個人情報処理の目的には本プライバシーポリシーに記載されている宿泊料金の支払いの促進、マーケティング資料の配信、分析業務などが含まれます。第三者のサービスプロバイダーは機密条項によって制約され、定められた目的以外で個人情報を使用することはできません。
  • 所轄官庁：弊社は法律で義務づけられている場合、または犯罪行為や詐欺行為の防止、検出または訴追に厳に必要と認められた場合、当局やその他政府当局に個人情報を開示します。

個人情報の海外転送について

本プライバシーポリシーに記載のある個人情報の転送には、個人情報保護法が欧州連合と比較して包括的でない国への転送が含まれます。欧州の法律に基づいて、個人情報は、同保護法が適正水準を満たしている国にのみ、個人情報を提供します。この場合も、契約上の取り決めを行い、個人情報が欧州の法律と同等に保護されるようにします。これに対する条項のコピーは下記に記載されている連絡先より要求できます。

セキュリティについて

BookingSuiteは、個人情報への不正なアクセスや使用を防止するために合理的な対策を講じています。BookingSuiteはユーザーが提供した個人情報を保護するため、適切な事業体制および手順を構築し、実施しています。さらにサーバー上の個人情報へのアクセスや使用に際し、技術的・物理的な制限やセキュリティ対策を導入し、施行しています。職務を遂行する必要性から許可された職員のみ個人情報へのアクセスが可能です。

情報の保持

当施設は、ユーザーにサービスを提供するため、関係法令を順守するため、いかなる当事者との紛争の解決のため、および詐欺や違法行為の検出と防止を含むその他事業を運営するために必要と考える期間だけ個人情報を保持します。保持するすべての個人情報は、本プライバシーポリシーの対象になります。特定の保持期間についてご質問があり場合、下記に記載されている連絡先よりお問い合わせください。

ユーザーの選択と権利について

当施設が使用する個人情報はユーザーに管理の権限があるものです。以下の方法で、管理することができます。

  • 当施設が保持する個人情報のコピーを要求できます。
  • 個人情報の変更について、当施設に申し出ることができます。または当施設へ情報の訂正を依頼することができます。
  • 特定の状況において、当施設が保持する情報の削除、制御、制限を申し出ることができます。また情報の使用法について抗議することができます。
  • 特定の状況において、当施設へ提供した個人情報を、当施設から第三者へ提供するよう依頼することができます。

ユーザーの同意の元で個人情報を使用している場合、適用する法律に基づいて、いつでも同意を撤回できます。さらに、当施設が個人情報を正当な利益および公益のために使用した場合、適用する法律に基づいて、抗議する権利を有します。

当施設はユーザーが提供する個人情報が完全、正確かつ最新であることは、ユーザーに一任しています。変更および誤りについては、速やかに [email protected] までご連絡ください。適用する法律に基づいて、処理します。

質問・クレーム

個人情報の取り扱いにについて質問や懸念点がある場合、また本プライバシーポリシーの下に保持する権利のいずれかを行使したい場合は [email protected] までお問い合わせください。また質問やクレームに関しては、対象地域のデータ保護機関への連絡も可能です。

ポリシーの改訂

本プライバシーポリシーは随時改訂される可能性があります。改訂を確認するために、本プライバシーポリシーに定期的にアクセスすることを推奨します。重要、または影響を及ぼす可能性のある変更（現在記載のない目的での個人情報の使用など）が行われた場合は、使用に先立ってお知らせいたします。